A saída de uma empresa não fecha automaticamente seu cofre digital MyPeopleDoc. A conta está vinculada à sua identidade pessoal, não ao seu contrato de trabalho. Essa distinção técnica muda tudo na gestão dos seus documentos de RH após a ruptura do vínculo contratual.
Desassociação da conta de empregado e conta de empregador no MyPeopleDoc
O cofre digital MyPeopleDoc funciona com um princípio de arquitetura que a maioria dos artigos de consumo não explicita: a conta do empregado é independente do espaço do empregador. Quando sua empresa desativa seu endereço de e-mail profissional, ela remove seu próprio acesso ao seu espaço, mas não toca no cofre em si.
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Concretamente, os documentos já depositados (holerites, contrato de trabalho, atestados, saldo de conta) permanecem acessíveis enquanto a conta existir. Cada arquivo é datado e selado eletronicamente, o que lhe confere um valor jurídico equivalente ao original em papel.
Recomendamos verificar, antes do seu último dia, se o endereço de e-mail vinculado à conta é realmente um endereço pessoal. Se sua conta ainda estiver ligada ao seu e-mail profissional, faça a alteração nas configurações do seu espaço. Após a desativação da conta de e-mail da empresa, essa manipulação se torna consideravelmente mais complexa. Para facilitar essa transição, você pode seguir o procedimento de conexão ao PeopleDoc com Nos Entrepreneurs, que detalha cada etapa.
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Recuperação de acesso ao MyPeopleDoc após perda da senha e do e-mail
O cenário mais problemático ocorre quando um ex-empregado perdeu tanto a senha quanto o acesso ao endereço de e-mail associado à conta. O procedimento padrão de redefinição por e-mail torna-se então inutilizável.
Existe um percurso de recuperação específico para ex-empregados, menos documentado do que o procedimento clássico. Ele se baseia em dois canais possíveis:
- Contatar diretamente o suporte MyPeopleDoc (suporte UKG) fornecendo uma prova de identidade e informações que permitam vincular a conta ao ex-empregador (nome da empresa, período de emprego, antigo endereço de e-mail)
- Passar pelo serviço de RH do seu ex-empregador, que pode confirmar junto à plataforma sua identidade e a existência da conta associada
- Solicitar uma reatribuição para um endereço de e-mail pessoal, mediante apresentação de comprovantes, diretamente via suporte técnico
Esse percurso leva tempo. Observamos que os prazos de processamento variam de acordo com a carga do suporte e a reatividade do serviço de RH do ex-empregador. Antecipar a mudança de endereço de e-mail antes da saída continua sendo a melhor estratégia.
Direitos RGPD sobre o cofre digital após o fim do contrato
Sua conta MyPeopleDoc contém dados pessoais no sentido do RGPD: nome, número de segurança social, endereço, remuneração, documentos contratuais. O status de ex-empregado não reduz em nada seus direitos sobre esses dados.
Três direitos são particularmente relevantes após o fim do contrato:
- O direito de acesso, que permite solicitar a totalidade das informações pessoais armazenadas na plataforma
- O direito de exclusão, que autoriza o pedido de fechamento definitivo do cofre e a eliminação de todos os arquivos associados
- O direito de retificação, útil se alguns documentos contiverem erros (período de contrato incorreto, erro no salário)
A exclusão definitiva é irreversível. Antes de exercê-la, baixe todos os seus documentos em um suporte local. Um holerite pode ser solicitado anos após o término do contrato, especialmente para o cálculo dos direitos à aposentadoria ou durante uma auditoria fiscal.
Procedimento concreto de exclusão da conta
O pedido de desinscrição pode ser feito a partir das configurações da conta ou por contato direto com o suporte. A plataforma é obrigada a processar seu pedido dentro do prazo legal previsto pelo RGPD. Recomendamos manter uma cópia do seu pedido de exclusão e do recibo de confirmação.
Vinculação de contas MyPeopleDoc entre vários empregadores
Se você mudar de empresa e seu novo empregador também usar o MyPeopleDoc, não precisa criar uma segunda conta. A funcionalidade de vinculação de contas permite centralizar os documentos de vários empregadores em um único cofre.
Para que a vinculação funcione, o endereço de e-mail deve ser idêntico nos dois espaços. Se sua conta antiga usava um endereço profissional e a nova usa outro endereço, a vinculação falha. Essa é uma razão adicional para migrar para um endereço pessoal assim que possível.
Em caso de vinculação bem-sucedida, os documentos do ex-empregador permanecem acessíveis em uma seção separada. Nenhum empregador, antigo ou novo, tem acesso aos documentos depositados pelo outro. Essa separação é estrutural, não opcional.
Conservação dos documentos após a saída
A duração de conservação no MyPeopleDoc não é limitada pelo fim do contrato de trabalho. O cofre permanece ativo enquanto você não solicitar sua exclusão. Os holerites, os atestados de empregador e os documentos relacionados às indenizações permanecem disponíveis.
Para os empregados que acumulam contratos curtos ou missões temporárias, essa durabilidade do cofre representa uma vantagem concreta: todos os documentos de pagamento estão centralizados em uma única plataforma, independentemente do número de empregadores sucessivos.
O ponto técnico a ser lembrado: sua conta MyPeopleDoc pertence a você, não ao seu empregador. Altere seu endereço de e-mail antes de sair, baixe seus documentos críticos e só exclua o cofre se tiver certeza de que não precisará mais de nenhum comprovante. Um holerite perdido pode se tornar um problema administrativo anos depois, quando os serviços de RH do seu ex-empregador já tiverem eliminado seus arquivos.