La salida de una empresa no cierra automáticamente su caja fuerte MyPeopleDoc. La cuenta está vinculada a su identidad personal, no a su contrato de trabajo. Esta distinción técnica cambia todo para la gestión de sus documentos de RRHH después de la ruptura del vínculo contractual.
Desvinculación de cuenta de empleado y cuenta de empleador en MyPeopleDoc
La caja fuerte digital MyPeopleDoc funciona sobre un principio de arquitectura que la mayoría de los artículos de divulgación no explican: la cuenta de empleado es independiente del espacio de empleador. Cuando su empresa corta su dirección de correo electrónico profesional, elimina su propio acceso a su espacio, pero no afecta a la caja fuerte en sí.
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Concretamente, los documentos ya depositados (nóminas, contrato de trabajo, certificados, saldo de todo cuenta) permanecen accesibles mientras la cuenta exista. Cada archivo está sellado electrónicamente y tiene una marca de tiempo, lo que le otorga un valor jurídico equivalente al original en papel.
Recomendamos verificar, antes de su último día, que la dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta sea realmente una dirección personal. Si su cuenta aún está vinculada a su correo profesional, proceda a la modificación desde los ajustes de su espacio. Después de la interrupción del correo de la empresa, esta manipulación se vuelve notablemente más compleja. Para facilitar esta transición, puede seguir el procedimiento de conexión a PeopleDoc con Nos Entrepreneurs que detalla cada paso.
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Recuperación de acceso a MyPeopleDoc tras pérdida de la contraseña y del correo electrónico
El escenario más problemático ocurre cuando un ex-empleado ha perdido tanto su contraseña como el acceso a la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta. El procedimiento estándar de restablecimiento por correo electrónico se vuelve entonces inutilizable.
Existe un recorrido de recuperación específico para los ex-empleados, menos documentado que el procedimiento clásico. Se basa en dos canales posibles:
- Contactar directamente con el soporte de MyPeopleDoc (soporte UKG) proporcionando una prueba de identidad e información que permita vincular la cuenta al antiguo empleador (nombre de la empresa, período de empleo, antigua dirección de correo electrónico)
- Pasar por el servicio de RRHH de su antiguo empleador, que puede confirmar ante la plataforma su identidad y la existencia de la cuenta asociada
- Solicitar una reasignación a una dirección de correo electrónico personal, presentando justificantes, directamente a través del soporte técnico
Este recorrido toma tiempo. Observamos que los plazos de procesamiento varían según la carga del soporte y la reactividad del servicio de RRHH del antiguo empleador. Anticipar el cambio de dirección de correo electrónico antes de la salida sigue siendo la mejor estrategia.
Derechos RGPD sobre la caja fuerte digital tras la finalización del contrato
Su cuenta MyPeopleDoc contiene datos personales en el sentido del RGPD: nombre, número de seguridad social, dirección, remuneración, documentos contractuales. El estatus de ex-empleado no reduce en nada sus derechos sobre estos datos.
Tres derechos son particularmente relevantes tras la finalización del contrato:
- El derecho de acceso, que le permite solicitar la totalidad de la información personal almacenada en la plataforma
- El derecho de supresión, que autoriza la solicitud de cierre definitivo de la caja fuerte y la eliminación de todos los archivos asociados
- El derecho de rectificación, útil si algunos documentos contienen errores (período de contrato incorrecto, error en el salario)
La supresión definitiva es irreversible. Antes de ejercerlo, descargue todos sus documentos en un soporte local. Una nómina puede ser reclamada años después de la finalización del contrato, especialmente para el cálculo de derechos a la jubilación o durante un control fiscal.
Procedimiento concreto de eliminación de la cuenta
La solicitud de desinscripción se realiza desde los ajustes de la cuenta o mediante contacto directo con el soporte. La plataforma está obligada a procesar su solicitud dentro del plazo legal previsto por el RGPD. Recomendamos conservar una copia de su solicitud de eliminación y del acuse de recibo.
Vinculación de cuentas MyPeopleDoc entre varios empleadores
Si cambia de empresa y su nuevo empleador también utiliza MyPeopleDoc, no necesita crear una segunda cuenta. La funcionalidad de vinculación de cuentas permite centralizar los documentos de varios empleadores en una sola caja fuerte.
Para que la vinculación funcione, la dirección de correo electrónico debe ser idéntica en ambos espacios. Si su antigua cuenta utilizaba una dirección profesional y la nueva utiliza otra dirección, la vinculación falla. Esta es una razón más para migrar a una dirección personal lo antes posible.
En caso de vinculación exitosa, los documentos del antiguo empleador permanecen consultables en una sección separada. Ningún empleador, antiguo o nuevo, tiene acceso a los documentos depositados por el otro. Esta separación es estructural, no opcional.
Conservación de documentos tras la salida
La duración de conservación en MyPeopleDoc no está limitada por la finalización del contrato de trabajo. La caja fuerte permanece activa mientras no solicite su eliminación. Las nóminas, los certificados de empleador y los documentos relacionados con las indemnizaciones permanecen disponibles.
Para los empleados que encadenan contratos cortos o misiones de trabajo temporal, esta permanencia de la caja fuerte representa una ventaja concreta: todos los documentos de pago están centralizados en una sola plataforma, independientemente del número de empleadores sucesivos.
El punto técnico a recordar: su cuenta MyPeopleDoc le pertenece, no a su empleador. Cambie su dirección de correo electrónico antes de irse, descargue sus documentos críticos y no elimine la caja fuerte a menos que esté seguro de no necesitar ningún justificante. Una nómina perdida puede convertirse en un problema administrativo años más tarde, cuando los servicios de RRHH de su antiguo empleador hayan purgado sus archivos.