Der Austritt aus einem Unternehmen schließt nicht automatisch Ihr MyPeopleDoc-Safe. Das Konto ist an Ihre persönliche Identität gebunden, nicht an Ihren Arbeitsvertrag. Diese technische Unterscheidung ändert alles für die Verwaltung Ihrer HR-Dokumente nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses.
Trennung von Mitarbeiterkonto und Arbeitgeberkonto auf MyPeopleDoc
Das digitale Safe MyPeopleDoc funktioniert nach einem Architekturprinzip, das die meisten Publikationen für die breite Öffentlichkeit nicht erläutern: das Mitarbeiterkonto ist unabhängig vom Arbeitgeberbereich. Wenn Ihr Unternehmen Ihre berufliche E-Mail-Adresse deaktiviert, entfernt es den eigenen Zugang zu Ihrem Bereich, berührt jedoch das Safe selbst nicht.
Weiterlesen : Die neuesten Gesundheitsnachrichten, die Sie kennen sollten, um Ihr Wohlbefinden im Alltag zu schützen
Konkret bleiben die bereits hinterlegten Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, Abschlussabrechnung) so lange zugänglich, wie das Konto existiert. Jede Datei ist zeitgestempelt und elektronisch versiegelt, was ihr einen rechtlichen Wert gleich dem Originalpapier verleiht.
Wir empfehlen, vor Ihrem letzten Arbeitstag zu überprüfen, ob die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse tatsächlich eine persönliche Adresse ist. Wenn Ihr Konto noch mit Ihrer beruflichen E-Mail verbunden ist, ändern Sie dies über die Einstellungen Ihres Bereichs. Nach der Deaktivierung der Unternehmens-E-Mail wird diese Änderung deutlich komplexer. Um diesen Übergang zu erleichtern, können Sie das Verfahren zur Anmeldung bei PeopleDoc mit Nos Entrepreneurs befolgen, das jeden Schritt detailliert beschreibt.
Weiterlesen : Echt von Fälschung: So erkennen Sie eine echte Eastpak-Tasche ganz einfach.
Wiederherstellung des Zugangs zu MyPeopleDoc nach Verlust des Passworts und der E-Mail
Das problematischste Szenario tritt ein, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter sowohl sein Passwort als auch den Zugang zur mit dem Konto verbundenen E-Mail-Adresse verloren hat. Das Standardverfahren zur Passwortzurücksetzung per E-Mail wird dann unbrauchbar.
Es gibt einen speziellen Wiederherstellungspfad für ehemalige Mitarbeiter, der weniger dokumentiert ist als das klassische Verfahren. Er basiert auf zwei möglichen Kanälen:
- Direkte Kontaktaufnahme mit dem MyPeopleDoc-Support (UKG-Support) unter Vorlage eines Identitätsnachweises und Informationen, die das Konto mit dem ehemaligen Arbeitgeber verknüpfen (Name des Unternehmens, Beschäftigungszeitraum, frühere E-Mail-Adresse)
- Über den HR-Service Ihres ehemaligen Arbeitgebers, der Ihre Identität und die Existenz des zugehörigen Kontos gegenüber der Plattform bestätigen kann
- Beantragung einer Neuzuweisung an eine persönliche E-Mail-Adresse, unter Vorlage von Nachweisen, direkt über den technischen Support
Dieser Prozess benötigt Zeit. Wir beobachten, dass die Bearbeitungszeiten je nach Arbeitsbelastung des Supports und der Reaktionsfähigkeit des HR-Services des ehemaligen Arbeitgebers variieren. Den Wechsel der E-Mail-Adresse vor dem Austritt zu antizipieren, bleibt die beste Strategie.
GDPR-Rechte auf das digitale Safe nach Vertragsende
Ihr MyPeopleDoc-Konto enthält personenbezogene Daten im Sinne der GDPR: Name, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Vergütung, Vertragsdokumente. Der Status als ehemaliger Mitarbeiter mindert Ihre Rechte an diesen Daten in keiner Weise.
Drei Rechte sind nach Vertragsende besonders relevant:
- Das Zugriffsrecht, das es Ihnen ermöglicht, die vollständigen persönlichen Informationen, die auf der Plattform gespeichert sind, anzufordern
- Das Recht auf Löschung, das die Anfrage zur endgültigen Schließung des Safes und die Löschung aller zugehörigen Dateien erlaubt
- Das Recht auf Berichtigung, das nützlich ist, wenn Dokumente Fehler enthalten (falscher Vertragszeitraum, Fehler beim Gehalt)
Die endgültige Löschung ist unwiderruflich. Bevor Sie dies tun, laden Sie alle Ihre Dokumente auf ein lokales Medium herunter. Eine Gehaltsabrechnung kann Jahre nach Vertragsende angefordert werden, insbesondere zur Berechnung der Rentenansprüche oder bei einer Steuerprüfung.
Konkretes Verfahren zur Löschung des Kontos
Die Anfrage zur Abmeldung erfolgt über die Kontoeinstellungen oder durch direkten Kontakt mit dem Support. Die Plattform ist verpflichtet, Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist gemäß der GDPR zu bearbeiten. Wir empfehlen, eine Kopie Ihrer Löschanfrage und des Empfangsbestätigungs zu behalten.
Verknüpfung von MyPeopleDoc-Konten zwischen mehreren Arbeitgebern
Wenn Sie das Unternehmen wechseln und Ihr neuer Arbeitgeber ebenfalls MyPeopleDoc nutzt, müssen Sie kein zweites Konto erstellen. Die Funktion zur Verknüpfung von Konten ermöglicht es, die Dokumente mehrerer Arbeitgeber in einem einzigen Safe zu zentralisieren.
Damit die Verknüpfung funktioniert, muss die E-Mail-Adresse in beiden Bereichen identisch sein. Wenn Ihr altes Konto eine berufliche E-Mail-Adresse verwendet hat und das neue eine andere Adresse, schlägt die Verknüpfung fehl. Das ist ein weiterer Grund, so schnell wie möglich auf eine persönliche Adresse umzusteigen.
Im Falle einer erfolgreichen Verknüpfung bleiben die Dokumente des ehemaligen Arbeitgebers in einem separaten Abschnitt einsehbar. Kein Arbeitgeber, weder der alte noch der neue, hat Zugriff auf die von dem anderen hinterlegten Dokumente. Diese Trennung ist strukturell, nicht optional.
Aufbewahrung der Dokumente nach dem Austritt
Die Aufbewahrungsdauer auf MyPeopleDoc ist nicht durch das Ende des Arbeitsvertrags begrenzt. Das Safe bleibt aktiv, solange Sie nicht um dessen Löschung bitten. Die Gehaltsabrechnungen, die Arbeitgeberbescheinigungen und die Dokumente zu den Entschädigungen bleiben verfügbar.
Für Mitarbeiter, die kurze Verträge oder Zeitarbeitsaufträge aneinanderreihen, stellt diese Beständigkeit des Safes einen konkreten Vorteil dar: alle Gehaltsdokumente sind auf einer einzigen Plattform zentralisiert, unabhängig von der Anzahl der aufeinanderfolgenden Arbeitgeber.
Der technische Punkt, den Sie sich merken sollten: Ihr MyPeopleDoc-Konto gehört Ihnen, nicht Ihrem Arbeitgeber. Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, bevor Sie gehen, laden Sie Ihre kritischen Dokumente herunter und löschen Sie das Safe nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie keine Nachweise mehr benötigen. Eine verlorene Gehaltsabrechnung kann Jahre später ein administratives Problem werden, wenn die HR-Abteilungen Ihres ehemaligen Arbeitgebers ihre Archive selbst bereinigt haben.