De vertrek van een bedrijf sluit uw MyPeopleDoc-kluis niet automatisch. Het account is gekoppeld aan uw persoonlijke identiteit, niet aan uw arbeidsovereenkomst. Dit technische onderscheid verandert alles voor het beheer van uw HR-documenten na het beëindigen van de contractuele relatie.
Ontkoppeling van werknemer- en werkgeveraccount op MyPeopleDoc
De digitale kluis MyPeopleDoc werkt op een architectonisch principe dat de meeste populaire artikelen niet uitleggen: het werknemeraccount is onafhankelijk van de werkgeveromgeving. Wanneer uw bedrijf uw professionele e-mailadres afsluit, verwijdert het zijn eigen toegang tot uw omgeving, maar het raakt de kluis zelf niet aan.
Lees ook : Hoe de laadtijd en inhoud van een 15m3 vrachtwagen te optimaliseren voor uw verhuizingen
Concreet blijven de al opgeslagen documenten (salarisstroken, arbeidsovereenkomst, attesten, eindafrekening) toegankelijk zolang het account bestaat. Elk bestand is tijdgestempeld en elektronisch verzegeld, wat het een juridische waarde geeft die gelijk is aan het papieren origineel.
Wij raden aan om voor uw laatste werkdag te controleren of het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld een persoonlijk e-mailadres is. Als uw account nog steeds aan uw professionele e-mail is gekoppeld, wijzig dit dan via de instellingen van uw omgeving. Na de afsluiting van de bedrijfs-e-mail wordt deze handeling aanzienlijk complexer. Om deze overgang te vergemakkelijken, kunt u de procedure volgen van verbinding maken met PeopleDoc via Nos Entrepreneurs die elke stap gedetailleerd beschrijft.
Aanrader : Hoe de salarisschalen van territoriale technici uw carrière kunnen stimuleren
Herstel van toegang tot MyPeopleDoc na verlies van wachtwoord en e-mail
Het meest problematische scenario doet zich voor wanneer een ex-werknemer zowel zijn wachtwoord als de toegang tot het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, heeft verloren. De standaardprocedure voor reset via e-mail is dan niet meer bruikbaar.
Er is een specifiek hersteltraject voor voormalige werknemers, dat minder gedocumenteerd is dan de klassieke procedure. Het is gebaseerd op twee mogelijke kanalen:
- Neem rechtstreeks contact op met de MyPeopleDoc-ondersteuning (support UKG) door een identiteitsbewijs en informatie te verstrekken waarmee het account aan de voormalige werkgever kan worden gekoppeld (naam van het bedrijf, periode van tewerkstelling, oud e-mailadres)
- Via de HR-dienst van uw voormalige werkgever, die uw identiteit en het bestaan van het bijbehorende account kan bevestigen bij het platform
- Vraag om een herattribuering naar een persoonlijk e-mailadres, op vertoon van bewijsstukken, rechtstreeks via de technische ondersteuning
Dit traject kost tijd. We merken dat de verwerkingstijden variëren afhankelijk van de drukte bij de ondersteuning en de reactietijd van de HR-dienst van de voormalige werkgever. Het is het beste om de wijziging van het e-mailadres voor vertrek te anticiperen.
GDPR-rechten op de digitale kluis na beëindiging van het contract
Uw MyPeopleDoc-account bevat persoonlijke gegevens in de zin van de GDPR: naam, sociaal zekerheidsnummer, adres, vergoeding, contractdocumenten. De status van ex-werknemer vermindert uw rechten op deze gegevens op geen enkele manier.
Drie rechten zijn bijzonder relevant na het beëindigen van het contract:
- Het recht op toegang, waarmee u het volledige scala aan persoonlijke informatie die op het platform is opgeslagen, kunt opvragen
- Het recht op verwijdering, dat het verzoek om definitieve sluiting van de kluis en het wissen van alle bijbehorende bestanden toestaat
- Het recht op rectificatie, nuttig als documenten fouten bevatten (verkeerde contractperiode, fout op het salaris)
Definitieve verwijdering is onomkeerbaar. Voordat u dit uitoefent, downloadt u al uw documenten op een lokale opslag. Een salarisstrook kan jaren na het beëindigen van het contract worden opgevraagd, met name voor de berekening van pensioenrechten of tijdens een belastingcontrole.
Concreet verwijderingsproces van het account
Het verzoek tot uitschrijving kan worden gedaan via de accountinstellingen of door rechtstreeks contact op te nemen met de ondersteuning. Het platform is verplicht om uw verzoek binnen de wettelijke termijn die door de GDPR is vastgesteld, te verwerken. We raden aan om een kopie van uw verwijderingsverzoek en de ontvangstbevestiging te bewaren.
Koppeling van MyPeopleDoc-accounts tussen meerdere werkgevers
Als u van bedrijf verandert en uw nieuwe werkgever ook MyPeopleDoc gebruikt, hoeft u geen tweede account aan te maken. De functie voor het koppelen van accounts maakt het mogelijk om documenten van meerdere werkgevers in één kluis te centraliseren.
Om de koppeling te laten werken, moet het e-mailadres op beide omgevingen identiek zijn. Als uw oude account een professioneel e-mailadres gebruikte en het nieuwe een ander e-mailadres gebruikt, mislukt de koppeling. Dit is een extra reden om zo snel mogelijk over te stappen naar een persoonlijk e-mailadres.
In het geval van een succesvolle koppeling blijven de documenten van de voormalige werkgever toegankelijk in een aparte sectie. Geen enkele werkgever, oud of nieuw, heeft toegang tot de documenten die door de ander zijn opgeslagen. Deze scheiding is structureel, niet optioneel.
Bewaring van documenten na vertrek
De bewaartijd op MyPeopleDoc is niet beperkt door het einde van de arbeidsovereenkomst. De kluis blijft actief zolang u geen verzoek tot verwijdering indient. Salarisstroken, werkgeversattesten en documenten met betrekking tot vergoedingen blijven beschikbaar.
Voor werknemers die korte contracten of uitzendopdrachten opvolgen, vertegenwoordigt deze duurzaamheid van de kluis een concreet voordeel: alle salarisdocumenten zijn gecentraliseerd op één platform, ongeacht het aantal opeenvolgende werkgevers.
Het technische punt om te onthouden: uw MyPeopleDoc-account is van u, niet van uw werkgever. Wijzig uw e-mailadres voordat u vertrekt, download uw kritische documenten, en verwijder de kluis alleen als u zeker weet dat u geen enkele justificatie meer nodig heeft. Een verloren salarisstrook kan jaren later een administratief probleem worden, wanneer de HR-diensten van uw voormalige werkgever hun archieven zelf hebben opgeruimd.