Een werknemer wordt van de ene op de andere dag ontslagen wegens een verdenking van ernstige fout. Zijn functie verdwijnt echter niet. De taken stapelen zich op, de collega’s compenseren, en de vraag komt snel op: hoe kunnen we de continuïteit van de dienstverlening waarborgen tijdens deze periode van onzekerheid? Het beheer van de interim tijdens een conservatoire schorsing volgt specifieke regels, die vaak slecht bekend zijn bij werkgevers en leidinggevenden.
Waarom de verwachte duur de keuze voor vervanging bepaalt
De conservatoire schorsing schorst het arbeidscontract, maar beëindigt het niet. De werkgever moet snel na de kennisgeving de disciplinaire procedure opstarten. De recente jurisprudentie (Cass. soc. 26 juni 2024) beschouwt een uitnodiging voor het voorafgaand gesprek vier werkdagen na de schorsing, na intern onderzoek, als een voldoende korte termijn zodat de maatregel haar conservatoire karakter behoudt.
Deze eis van snelheid heeft een directe consequentie voor de vervanging. De werkelijke vervangingsperiode overschrijdt zelden enkele weken. Een vervangings-CDD of een interimopdracht voor zo’n korte periode brengt praktische problemen met zich mee: tijd voor werving, opleiding voor de functie, kosten van het bureau.
Voordat je een bureau benadert, moet je jezelf een eenvoudige vraag stellen: kan de functie intern worden ingevuld door een tijdelijke herverdeling van taken? Als het antwoord nee is, is het beter om te begrijpen hoe je de interim tijdens een conservatoire schorsing in een juridisch veilige context kunt organiseren.
Vervangings-CDD of interim: selectiecriteria voor de werkgever
Waarom geven sommige bedrijven de voorkeur aan een CDD terwijl anderen kiezen voor interim? De keuze hangt af van drie concrete factoren.
- De reden voor het tijdelijke contract moet de vervanging van een afwezig werknemer zijn, en niet een toename van activiteit. De Arbeidswet staat CDD en interim toe om een werknemer te vervangen wiens contract is geschorst, wat het geval is tijdens een conservatoire schorsing.
- De duur van het tijdelijke contract moet consistent blijven met de verwachte duur van de afwezigheid. Als de disciplinaire procedure leidt tot ontslag wegens ernstige fout, eindigt de vervanging. Als de werknemer wordt hersteld, stopt het tijdelijke contract ook.
- De totale kosten verschillen: interim omvat bureaukosten (factureringscoëfficiënt), terwijl de vervangings-CDD inhoudt dat de werving en administratie direct moeten worden beheerd. Voor een afwezigheid van enkele dagen rechtvaardigt geen van beide vaak de moeite.
In beide gevallen moet het contract de naam van de vervangen werknemer en de reden van zijn afwezigheid (schorsing van het arbeidscontract) vermelden. Het weglaten van deze vermelding stelt de werkgever bloot aan herkwalificatie als een CDI voor de arbeidsrechtbank.
Verplichtingen van de werkgever tijdens de schorsing van het contract
De conservatoire schorsing plaatst de werkgever in een delicate positie. De geschorste werknemer werkt niet meer, maar zijn contract bestaat nog steeds. Je kunt zijn functie niet definitief invullen zolang de disciplinaire procedure niet is afgerond.
Laten we een voorbeeld nemen. Een logistiek verantwoordelijke wordt op maandagochtend conservatoir geschorst. De werkgever werft een interimkracht vanaf dinsdag om de verzendingen te waarborgen. Als de werkgever na het voorafgaand gesprek besluit de werknemer niet te ontslaan, moet deze worden hersteld. Herstel houdt in dat het salaris met terugwerkende kracht moet worden betaald voor de gehele periode van schorsing, aangezien de maatregel niet heeft geleid tot ontslag wegens ernstige fout.
Dit scenario toont aan waarom tijdelijke vervanging flexibel moet blijven. Een interimcontract met een termijn die is gekoppeld aan het einde van de afwezigheid van de vervangen werknemer biedt deze flexibiliteit: het eindigt automatisch bij de terugkeer van de titulaire of bij de definitieve beëindiging van zijn contract.
De valkuil van de concurrentiebeding van de geschorste werknemer
Vanuit het perspectief van de werknemer rijst ook de vraag. Mag hij interimwerk doen bij een andere werkgever tijdens zijn conservatoire schorsing? Zijn contract is geschorst, niet beëindigd. Het concurrentiebeding geldt in principe alleen na de beëindiging van het contract. Daarentegen blijft de verplichting tot loyaliteit bestaan gedurende de gehele schorsing.
Concreet loopt een werknemer die tijdens zijn conservatoire schorsing een interimopdracht bij een directe concurrent aanneemt een risico. De werkgever kan een schending van de loyaliteitsverplichting inroepen om het lopende disciplinaire dossier te versterken.
De procedure voor disciplinaire maatregelen beveiligen om het risico van herkwalificatie te beperken
De inzet gaat verder dan alleen operationele vervanging. Een slecht beheerde conservatoire schorsing op procedureel vlak kan door de rechter worden herkwalificeerd als een disciplinaire schorsing. Als dat gebeurt, kan de werkgever geen ontslag meer uitspreken voor dezelfde feiten (principe van niet-cumulatie van sancties).
Om deze herkwalificatie te voorkomen, moeten drie voorzorgsmaatregelen worden genomen:
- De ontslagprocedure binnen een zeer korte termijn na de kennisgeving van de schorsing opstarten. Elke inertie zal worden geïnterpreteerd als een aanwijzing dat de maatregel in werkelijkheid disciplinaire was.
- De schorsing schriftelijk formaliseren, met vermelding van het conservatoire en niet-disciplinaire karakter. Een eenvoudige brief die persoonlijk wordt overhandigd of aangetekend wordt verzonden, is voldoende.
- Geen duur aan de conservatoire schorsing vaststellen. In tegenstelling tot de disciplinaire schorsing heeft deze geen vooraf bepaalde duur: ze duurt zolang de procedure voortduurt.
De Hoge Raad (nr. 22-13.869, mei 2024) heeft bovendien bevestigd dat ontslag wegens ernstige fout geldig blijft, zelfs zonder voorafgaande conservatoire schorsing. De werkgever is dus niet verplicht deze maatregel te nemen om vervolgens te kunnen ontslaan. Deze precisering verandert de zaak: als de vervanging van de werknemer te veel logistieke moeilijkheden met zich meebrengt, kan de werkgever ervoor kiezen de werknemer in functie te houden terwijl hij de disciplinaire procedure opstart, op voorwaarde dat zijn aanwezigheid geen gevaar vormt.
De keuze tussen schorsen of in functie houden is niet alleen juridisch. Het hangt af van het type verweten fout, de toegang van de werknemer tot gevoelige gegevens, en de capaciteit van het team om tijdelijk de werkdruk op te vangen. Een afweging die moet worden gemaakt met de HR-dienst en, indien nodig, een juridisch adviseur, voordat er ook maar een interimcontract wordt ondertekend.