Ein Mitarbeiter wird von einem Tag auf den anderen wegen des Verdachts auf schwerwiegendes Fehlverhalten suspendiert. Seine Stelle verschwindet jedoch nicht. Die Aufgaben häufen sich, die Kollegen springen ein, und die Frage kommt schnell auf: Wie kann die Kontinuität des Dienstes während dieser Übergangszeit sichergestellt werden? Die Verwaltung von der Vertretung während einer vorläufigen Suspendierung unterliegt bestimmten Regeln, die oft den Arbeitgebern und den unmittelbaren Vorgesetzten nicht bekannt sind.
Warum die voraussichtliche Dauer die Wahl der Vertretung beeinflusst
Die vorläufige Suspendierung unterbricht den Arbeitsvertrag, beendet ihn jedoch nicht. Der Arbeitgeber muss das Disziplinarverfahren schnell nach der Mitteilung einleiten. Die aktuelle Rechtsprechung (Cass. soc. 26. Juni 2024) betrachtet eine Einladung zum vorherigen Gespräch vier Werktage nach der Suspendierung, nach interner Untersuchung, als einen ausreichend kurzen Zeitraum, damit die Maßnahme ihren vorläufigen Charakter behält.
Diese Anforderung an die Schnelligkeit hat direkte Auswirkungen auf die Vertretung. Der tatsächliche Zeitraum für die Vertretung überschreitet selten einige Wochen. Ein befristeter Arbeitsvertrag zur Vertretung oder ein Einsatz von Zeitarbeitnehmern für einen so kurzen Zeitraum wirft praktische Probleme auf: Rekrutierungszeit, Einarbeitung, Agenturgebühren.
Bevor Sie eine Agentur kontaktieren, sollten Sie sich eine einfache Frage stellen: Kann die Stelle intern durch eine vorübergehende Umverteilung der Aufgaben abgedeckt werden? Wenn die Antwort nein lautet, ist es besser zu verstehen, wie man die Vertretung während einer vorläufigen Suspendierung in einem rechtlich sicheren Rahmen organisiert.
Befristeter Arbeitsvertrag oder Zeitarbeit: Auswahlkriterien für den Arbeitgeber
Warum ziehen einige Unternehmen einen befristeten Arbeitsvertrag vor, während andere auf Zeitarbeit zurückgreifen? Die Wahl hängt von drei konkreten Faktoren ab.
- Der Grund für den befristeten Vertrag muss die Vertretung eines abwesenden Mitarbeiters sein, und nicht ein Anstieg der Arbeitslast. Das Arbeitsgesetz erlaubt befristete Verträge und Zeitarbeit zur Vertretung eines Mitarbeiters, dessen Vertrag ausgesetzt ist, was während einer vorläufigen Suspendierung der Fall ist.
- Die Dauer des befristeten Vertrags muss mit der voraussichtlichen Dauer der Abwesenheit übereinstimmen. Wenn das Disziplinarverfahren zu einer Kündigung wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens führt, endet die Vertretung. Wenn der Mitarbeiter wieder eingestellt wird, endet auch der befristete Vertrag.
- Die Gesamtkosten unterscheiden sich: Zeitarbeit umfasst die Agenturgebühren (Abrechnungskoeffizient), während der befristete Arbeitsvertrag die direkte Verwaltung von Rekrutierung und Verwaltung erfordert. Bei einer Abwesenheit von einigen Tagen rechtfertigt sich oft weder das eine noch das andere.
In beiden Fällen muss der Vertrag den Namen des vertretenen Mitarbeiters und den Grund seiner Abwesenheit (Aussetzung des Arbeitsvertrags) angeben. Das Weglassen dieser Angabe setzt den Arbeitgeber dem Risiko einer Umqualifizierung in einen unbefristeten Vertrag vor dem Arbeitsgericht aus.
Pflichten des Arbeitgebers während der Aussetzung des Vertrags
Die vorläufige Suspendierung bringt den Arbeitgeber in eine heikle Lage. Der suspendierte Mitarbeiter arbeitet nicht mehr, aber sein Vertrag besteht weiterhin. Sie können seine Stelle nicht dauerhaft besetzen, solange das Disziplinarverfahren nicht abgeschlossen ist.
Nehmen wir ein Beispiel. Ein Logistikleiter wird an einem Montagmorgen vorläufig suspendiert. Der Arbeitgeber stellt am Dienstag einen Zeitarbeiter ein, um die Sendungen sicherzustellen. Wenn der Arbeitgeber nach dem vorherigen Gespräch entscheidet, den Mitarbeiter nicht zu entlassen, muss dieser wieder eingestellt werden. Die Wiedereinstellung beinhaltet die rückwirkende Zahlung des Gehalts für die gesamte Dauer der Suspendierung, da die Maßnahme nicht zu einer Kündigung wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens geführt hat.
Dieses Szenario zeigt, warum die vorübergehende Vertretung flexibel bleiben muss. Ein Zeitarbeitsvertrag mit einer Frist, die an das Ende der Abwesenheit des vertretenen Mitarbeiters gebunden ist, bietet diese Flexibilität: Er endet automatisch mit der Rückkehr des Inhabers oder mit der endgültigen Beendigung seines Vertrags.
Die Falle der Wettbewerbsverbotsklausel des suspendierten Mitarbeiters
Auf der Seite des Mitarbeiters stellt sich die Frage auch umgekehrt. Kann er während seiner vorläufigen Suspendierung anderswo in der Zeitarbeit tätig sein? Sein Vertrag ist ausgesetzt, nicht beendet. Die Wettbewerbsverbotsklausel gilt grundsätzlich erst nach der Beendigung des Vertrags. Im Gegensatz dazu bleibt die Treuepflicht während der gesamten Aussetzung bestehen.
Konkret geht ein vorläufig suspendierter Mitarbeiter, der einen Zeitarbeitsauftrag bei einem direkten Konkurrenten annimmt, ein Risiko ein. Der Arbeitgeber könnte einen Verstoß gegen die Treuepflicht geltend machen, um das laufende Disziplinarverfahren zu verstärken.
Die Disziplinarverfahren absichern, um das Risiko der Umqualifizierung zu begrenzen
Die Herausforderung geht über die einfache operative Vertretung hinaus. Eine schlecht verwaltete vorläufige Suspendierung kann vom Gericht als disziplinarische Suspendierung umqualifiziert werden. Wenn dies geschieht, kann der Arbeitgeber keine Kündigung für dieselben Gründe mehr aussprechen (Prinzip der Nicht-Kumulierung von Sanktionen).
Um diese Umqualifizierung zu vermeiden, sind drei Vorsichtsmaßnahmen zu treffen:
- Das Kündigungsverfahren innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums nach der Mitteilung der Suspendierung einleiten. Jede Untätigkeit wird als Hinweis gewertet, dass die Maßnahme in Wirklichkeit disziplinarisch war.
- Die Suspendierung schriftlich formal zu machen, indem ihr vorläufiger und nicht disziplinarischer Charakter präzisiert wird. Ein einfaches Schreiben, das persönlich übergeben oder per Einschreiben gesendet wird, genügt.
- Keine Dauer für die vorläufige Suspendierung festzulegen. Im Gegensatz zur disziplinarischen Suspendierung hat sie keine festgelegte Dauer: Sie dauert so lange wie das Verfahren.
Der Kassationshof (Nr. 22-13.869, Mai 2024) hat zudem bestätigt, dass eine Kündigung wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens auch ohne vorherige vorläufige Suspendierung gültig bleibt. Der Arbeitgeber ist daher nicht verpflichtet, diese Maßnahme auszusprechen, um anschließend zu kündigen. Diese Klarstellung ändert die Situation: Wenn die Vertretung des Mitarbeiters zu viele logistische Schwierigkeiten bereitet, kann der Arbeitgeber entscheiden, den Mitarbeiter im Amt zu belassen, während er das Disziplinarverfahren einleitet, vorausgesetzt, seine Anwesenheit stellt keine Gefahr dar.
Die Entscheidung, ob man suspendiert oder im Amt belässt, ist nicht nur rechtlicher Natur. Sie hängt von der Art des vorgeworfenen Fehlverhaltens, dem Zugang des Mitarbeiters zu sensiblen Daten und der Fähigkeit des Teams ab, die Arbeitslast vorübergehend zu bewältigen. Eine Abwägung, die mit der Personalabteilung und, falls nötig, einem Rechtsbeistand getroffen werden sollte, bevor ein Zeitarbeitsvertrag unterzeichnet wird.